La règle des débours : une pratique à éviter !

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Un certain nombre d'auto-entrepreneurs se posent la question de facturer les achats nécessaires à l'exécution d'une mission : frais de matériel, matières premières, frais de déplacement. Un point sur la règle des débours, et pourquoi elle est déconseillée.DéfinitionEn comptabilité, les débours sont des sommes payées au nom du client, qui serait seul poursuivi en cas de non paiement. On enregistre dans les "débours" les sommes effectivement dépensées au nom du client. Le remboursement de ces débours par le client doit être compris dans les recettes, et donc déclaré dans le montant total de Chiffre d'affaires réalisé.   Certaines personnes ont pour usage de se faire rembourser les frais de leur déplacement, - " hors facture " et sans assujettissement à la T.VA. - c'est à dire des indemnités kilométriques, des frais de repas ou d'hébergement. Cette pratique ne correspond pas aux règles fiscales. Le " débours " est une dépense effectuée au nom du client (la facture ou le justificatif est établi à son nom), et remboursée pour son montant exact par le client.  L'inadéquation avec le régime micro Pour l’auto-entrepreneur, la problématique est réelle : s’il enregistre des débours pour son client, il a à faire face à deux points bloquants majeurs : Il achète les produits ou services constituant ce débours TTC (c'est-à-dire qu’il agit face à ses fournisseurs comme un particulier), puisqu’il n’est pas soumis à la TVA. Il les fait facturer au nom du client et le client les rembourse TTC, sans récupérer la TVA. Il faut donc bien faire comprendre cela au client, qui, s’il est un particulier, devrait y voir peu d’inconvénients. Mais si le client est une entreprise, il devrait être moins facilement d’accord sur le principe.L’auto-entrepreneur se pose aussi des problématiques de rentabilité et de seuil de Chiffre d'Affaires, puisqu’il voit comptablement cette opération comme une recette supplémentaire sur son CA. L’auto-entrepreneur effectue en réalité ces deux opérations :Il compte la dépense comme un achatS’il respecte les règles fiscales, il enregistre ensuite de l’autre côté une recette strictement égale à la dépense, quand le client lui rembourse ce débours. Il y a alors mathématiquement augmentation du Chiffre d’Affaires, avec une marge pour cette opération égale à zéro. Et une imposition de 13% (il s’agira d’une opération d’achat revente de matériel, imposée à 13%). Donc une perte de 13% nette pour l’auto-entrepreneur qui se livre à cette opération, s’il la fait dans les règles…On touche du doigt la limite du prélèvement forfaitaire, qui ne prend en compte que le volume réalisé, sans tenir compte du bénéfice réalisé (à la différence par exemple du régime réel simplifié). Certes, sur un plan comptable classique, le débours est un mouvement de caisse et non du C.A réalisé. Mais sur un plan comptable micro-simplifié, c'est une recette, et c'est ce qui compte.  Des solutions alternatives La mise en œuvre de cette opération de « débours » est, on le voit, complexe et jamais avantageuse pour l’auto-entrepreneur. Il s’agit cependant d’une façon de faire parmi les diverses solutions proposées pour absorber les achats exigés par une prestation de services. Voici deux autres solutions proposées, qui posent moins de problèmes, comptables et fiscaux : demander au client d’acheter lui-même tout le matériel utile pour exécuter la prestation. L'opération est transparente pour vous, vous ne vous en occupez pas.se charger d’acheter le matériel, mais à son propre nom, marger sur cet achat le minimum « vital », c'est-à-dire les 13% nécessaires à l’imposition. La déclaration de la revente de ce matériel prend alors deux options :soit vous facturez une prestation de service, incluant la matière première (et vous déclarez un CA imposé à 23% : attention à vos marges et à la légalité d'un tel dispositif si vous ne faites que revendre le bien sans l'avoir modifié, travaillé, assemblé)soit vous facturez la prestation d’un côté, la revente de matériel de l’autre, et vous déclarez ces deux opérations dans les catégories qui correspondent (service imposé à 23% et achat-revente imposé à 13%). Cela a le double avantage de vous autoriser un seuil de CA plus élevé, et de vous autoriser des marges plus faibles sur l’achat revente.
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