Quelque soit le type de société, l’Assemblée est un moment privilégié dans la vie de l’entreprise. Elle représente le seul cadre dans lequel les associés ou les actionnaires peuvent exercer l’intégralité de leurs pouvoirs de contrôle sur la gestion des affaires et le fonctionnement de la société.
A l’issue de la réunion et afin de conserver avec précision tout ce qui a été dit ou acté, il est essentiel de rédiger un procès-verbal. Il s’agit du seul document retenu par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée.
Quelle forme ?
L’assemblée générale est le seul mode de consultation des associés ou actionnaires, véritablement commun à la quasi-totalité des différents types de sociétés. Sa formalisation reste doncglobalement identique d’une entité à une autre même si de légères variations sur les mentions peuvent parfois apparaître en fonction de la forme sociale.
Le procès verbal est rédigé sur des feuilles mobiles. Le support papier est la seule solution retenue par la loi pour la restitution des décisions prises en assemblée. Les enregistrements audio et/ou vidéo des débats de l’assemblée ou la numérisation de son compte rendu sécurisé par la signature ne sont pas autorisés.
Les pages doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées et doivent contenir le sceau de l’autorité qui les a paraphées. Leur ordonnancement est réglementé par le Code du Commerce.
Le procès-verbal d’assemblée doit obligatoirement contenir les mentions suivantes :
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la date et le lieu de réunion ;
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les noms et prénoms des associés
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les documents et rapports soumis à l’assemblée
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un résumé des débats ;
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le texte des résolutions (adoptées ou rejetées) mises aux voix ;
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le résultat des votes.
Bien que la signature des différents membres du bureau ne soit pas obligatoire, elle est fortement conseillée pour parer à tout litige.
A partir de quand un procès verbal fait-il l’objet d’une publication ?
Le procès verbal d’assemblée doit être déposé au greffe lors du dépôt des comptes annuels. La publication n’est requise que dans 4 types de circonstances :
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la modification des statuts (transformation de la société en une autre forme, changements de dénomination sociale, de montant du capital, de l’objet…)
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la dissolution de la société ;
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la nomination d’un nouveau dirigeant (gérant de SARL, président du conseil d’administration de sociétés par action…) ;
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la nomination d’un nouveau commissaire aux comptes.
Dans ces derniers cas, il est nécessaire de procéder à l’insertion d’une annonce de la décision dans un journal d’annonces légales puis à l’inscription de la modification auprès du RCS. L’insertion de l’avis légal doit avoir lieu préalablement à l’inscription au RCS et ceci dans un journal d’annonces légales correspondant au département du siège de la société. Toutes ces annonces légales sont par la suite consultables sur des sites de dématérialisation d’annonce légale tels que Actulégales.fr.