Les règles à respecter avant l’envoi de colis

Dans l’univers de la logistique, il existe des règles établies concernant l’envoi de colis. Il y a les consignes d’emballage, les produits interdits à l’envoi et les documents obligatoires à l’envoi. Respectez scrupuleusement toutes ces règles pour que l’acheminement de votre colis se passe sans encombre.

Les consignes d’emballage de votre plateforme d’expédition

Pour envoyer un colis aux USA, vous devez faire appel à une plateforme d’expédition disposant d’une expertise et des moyens logistiques adéquats. Mais avant de lui confier votre colis, assurez-vous que le poids et les dimensions de ce dernier respectent certaines consignes.

Le poids et les dimensions du colis

Chaque colis doit respecter l’intégralité des 3 conditions suivantes :

• Le poids du colis à l’emballage ne doit pas dépasser les 20 kg.
• La somme des trois dimensions (longueur ou hauteur) du colis doit être inférieure à 150 cm ou 1,50 m (L + l + H ˂ 150 cm).
• La plus longue des dimensions (la longueur, la largeur ou la hauteur) doit être inférieure à 100 cm.

Le non-respect de l’une des conditions entraîne une facturation de frais supplémentaires.

• Exemple : le colis pèse 18,90 kg et mesure : L = 20 cm, l = 10 cm, H = 110 cm. Ici, le poids du colis respecte la règle (18,90 kg ˂ 20 kg), la somme des trois dimensions aussi (20 + 10 + 110 = 140 cm ˂ 150 cm). C’est la dimension la plus grande qui ne respecte pas les conditions (110 cm ˃ 100 cm).

La règle de poids volumétrique

C’est une règle en vigueur du transport aérien, votre plateforme d’expédition doit la respecter pour l’envoi de vos colis.

Selon cette règle, pour deux colis de même poids, le transport du plus volumineux des deux coûte plus cher.

• Exemple : le colis A pèse 15 kg, son volume est de 70 x 30 x 20 cm (soit 42 000 cm3). Le colis B pèse 15 kg, son volume est de 40 x 40 x 50 cm (soit 80 000 cm3). Les frais d’envoi du colis B sont plus chers.

Optimisez le volume de votre colis pour économiser. Toutefois, ne négligez pas l’importance de la protection de son contenu.

Le colis doit être mécanisable

Un colis mécanisable est un colis dont l’emballage possède des formes régulières (cubiques, cylindriques, parallélépipédiques…).

Il est donc important de mettre les produits à envoyer à l’intérieur d’un carton. Utilisez des matériaux de rembourrage adéquats pour combler les espaces vides et pour protéger le contenu.

Les produits interdits à l’envoi

Il faut d’abord mentionner que vous devez assumer l’entière responsabilité du contenu de votre colis. Les prestataires (plateforme d’expédition, transporteur, manutentionnaire, livreur…) ignorent en principe ce qui est dedans. Il faut veiller à ne pas envoyer des colis dont le contenu est prohibé.

• Il faut éviter d’envoyer des produits interdits par les réglementations internationales et par les réglementations du pays concerné (pays de l’expédition, pays de transit, pays de destination).
• Les produits prohibés sont saisis et détruits par le service des douanes. En plus, vous pouvez être frappé d’une amende ou d’une peine d’emprisonnement.

Voici une liste non exhaustive des produits interdits à l’expédition :

• Les produits classés comme dangereux pour l’homme, l’avion et les autres colis (matières toxiques, inflammables, explosives, corrosives, radioactives…).
• Les produits prohibés par les lois et règlements en vigueur (stupéfiants, armes à feu, munitions, produits pornographiques…).
• Les produits salissants et ceux pouvant endommager les autres colis transportés.
• Les objets de valeur (fonds de valeur, monnaies, billets de banque, bijoux, matières précieuses…).
• Les produits fragiles, les produits cassables et autres produits qui peuvent être endommagés facilement.
• Certains produits de consommation (produits alimentaires, produits frais non alimentaires, denrées périssables, parfums et produits cosmétiques).
• Dans les pays d’Amérique du Nord (États-Unis et Canada), ainsi que dans les pays musulmans et la Suède, l’envoi d’alcool sous toutes ses formes est interdit.

Les documents indispensables à l’envoi de colis

Votre colis doit être accompagné de quelques documents nécessaires tout au long de son acheminement.

L’étiquette d’expédition

Étiquette d’expédition, étiquette de transport, bordereau d’envoi, bordereau d’expédition… Ces 4 noms désignent un même et unique document. Il s’agit d’un document mentionnant les informations permettant au transporteur et aux autres prestataires de livrer le colis à la bonne destination. Les informations de l’étiquette permettent aussi de vérifier la conformité du contenu.

• Remplissez correctement le bordereau d’envoi. Les informations doivent être exactes, précises et complètes.
• Le bordereau illisible, entaché, modifié ou raturé n’est pas accepté.
• Le bordereau doit être apposé sur la face la plus stable du colis.
• Pour l’envoi à l’international, le bordereau doit mentionner les descriptions du produit, sa valeur et son code SH.

Utilisez uniquement le bordereau d’envoi de colis fourni par votre plateforme d’expédition. Protégez ce document de l’humidité (mettez-le par exemple dans une pochette adhésive).

La facture

Le colis doit être également accompagné de sa facture (la facture commerciale ou la facture pro forma).

Pour l’envoi à l’international, celle-ci doit mentionner l’origine du colis, la devise utilisée, ainsi que l’Incoterm (International Commercial Terms).

Il faut aussi distinguer le type de colis : envoi commercial ou non commercial. Pour l’envoi commercial, une licence d’importation peut être exigée. Écrivez la mention « Gift » (cadeau) pour indiquer qu’il s’agit d’un envoi non commercial.

Voilà en ce qui concerne les règles à respecter concernant l’envoi de colis. Vous pouvez consulter les CGU/CGV de votre plateforme d’expédition pour plus d’informations sur l’envoi.