Quelle gestion pour les notes de frais au sein de l’entreprise ?

Dans la réalisation de ses tâches quotidiennes au sein de l’entreprise, l’employé peut être souvent emmené à engager des dépenses sur fonds propres afin d’éviter un ralentissement des activités. Dans les entreprises d’une certaine taille, ces montants sont remboursés par le biais des notes de frais suivant un processus bien établi. Qu’est-ce qu’une note de frais ? Quels sont les éléments pris en compte par ce dispositif et comment le réaliser ?

Qu’est-ce que la note de frais ?

La note de frais est un document qui permet au salarié de faire l’historique des frais engagés dans différentes activités liées à la réalisation de son travail. Elle pourra prendre en compte des frais tels que l’hébergement lors des missions de travail, les frais liés au déplacement, aux repas en mission de travail et même ceux concernant la réalisation en toute quiétude du télétravail. Vous l’aurez compris, les notes de frais prennent en compte tous les frais à caractère professionnel une fois qu’ils sont justifiés.

Comment réaliser des notes de frais valables ?

Pour une note de frais valable et remboursable, il ne s’agira en aucun cas d’exhiber un quelconque document en espérant se faire rembourser. Il n’existe pas de modèle exigé pour la présentation de la note de frais. La forme importe peu, mais plusieurs règles devront absolument être respectées en ce qui concerne les informations véhiculées. Voici quelques conseils sur comment faire une note de frais :

• Fournir à l’employeur un justificatif en format papier ou électronique, peu importe ;
• La note de frais devra indiquer de façon visible toutes les informations relatives à la date de réalisation de la dépense, au montant de la prestation ou de l’achat effectué et au motif de la transaction ;
• Le taux et le montant de la TVA appliquée devront également apparaître sur la facture.

Notez qu’en fonction du type de dépense concernée (achat de fournitures de bureau, frais d’hôtel et de restauration, frais kilométrique…) la note de frais pourra et devra faire ressortir plusieurs autres informations permettant de lever absolument tous les doutes qui pourraient subsister quant à l’utilité de la dépense réalisée.

Comment transmettre la note de frais à son employeur ?

La dématérialisation de la note de frais est une option qui s’utilise de plus en plus au sein des entreprises. Elle se fait grâce à une application mobile et permet d’enregistrer directement les frais engagés par l’employé évitant ainsi la probable perte des justificatifs. Ce moyen permet donc de transmettre au fur et à mesure les notes de frais au département en charge de ce service au sein de l’entreprise. À défaut d’une application de note de frais, l’employé pourrait les transmettre directement à l’entreprise.