Embaucher et déclarer son premier salarié

Embaucher un salarié requiert le suivi d’un certain nombre de formalités administratives. Il existe des procédures à respecter obligatoirement. Si vous n’avez pas une idée par où commencer, cet article vous explique les différentes démarches pour appréhender votre premier recrutement avec quiétude.

Le contrat de travail

Établir un contrat de travail permet avant tout la formalisation de votre engagement avec votre futur salarié. Il est toujours judicieux de présenter ce document sous forme écrit pour apporter plus de sécurité au recrutement. Le contrat de travail peut revêtir deux aspects :

• Le CDI ou contrat à durée indéterminé : si vous choisissez d’intégrer le salarié de manière permanente dans la société, c’est-à-dire, durable dans le temps. Actuellement, une séparation à l’amiable entre l’employeur et le salarié est plus souple grâce au dispositif de rupture conventionnelle.
• Le CDD ou contrat à durée déterminée : il permet une embauche sur le court terme ou en fonction d’une période limitée afin de répondre à un besoin ponctuel de l’entreprise. Il est toutefois possible de rompre le contrat sans atteindre son expiration à raison d’un accord entre l’employeur et le salarié. Il peut s’agir d’une mutation du CDD en CDI ou d’une faute grave emmenée par le salarié. Dans tous les cas, le CDD ne peut être renouvelé plus de 2 fois en l’espace de 18 mois cumulés.

Évaluer sa rémunération et établir sa fiche de paie

« Tout travail mérite salaire ». Voici un dicton qui reflète la deuxième étape de vos diverses procédures. Le montant du salaire de votre futur collaborateur sera fixé entre vous, mais doit toutefois respecter certaines conditions :

• Les différentes réglementations relatives au SMIC
• Les accords collectifs
• En cas d’heures supplémentaires, de majorations sont prévues
• Une égalité de rémunération entre les genres (hommes et femmes)
• La non-discrimination

La remise d’un bulletin de paye permet la vérification des sommes payés par l’employeur.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Avant le recrutement proprement dit, l’employeur se doit de remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qu’il adresse à l’URSAAF dans un délai de 8 jours. Vous recevrez ensuite un accusé de réception, à copier et à transmettre au salarié concerné. Le DPAE  doit contenir bon nombre d’informations obligatoires concernant votre entreprise (code APE, numéro de SIRET, nom, prénom, adresse de la société, nature du contrat, etc.) et du salarié concerné (nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, etc.). En cas de manquement à cette déclaration, votre entreprise sera pénalisée d’une lourde amende.

L’adhésion à une caisse de retraite et aux institutions de mutuelle et de prévoyance

Il est également de votre devoir d’affilier votre nouveau salarié à une caisse de retraite complémentaire. Les formalités comme les documents sont à adresser à l’ARRCO pour les salariés et à l’ARGIC pour ceux qui occupent un statut de cadre.

Outre cela, vous devez également assurer son adhésion auprès de l’organisme de mutuelle en charge de votre société. Elle est obligatoire pour les cadres. Pour les autres, elle n’est pas imposée si elle n’est pas mentionnée dans la convention collective.

La visite médicale

La visite d’information et de prévention est prise en charge par l’employeur afin de déterminer l’état de santé de son employé si celui-ci est apte à exercer ses fonctions. Elle doit s’effectuer dans les 3 mois après l’embauche et à refaire tous les 5 ans. Dans certaines situations, elle est entreprise avant la prise de fonction du salarié (mineur, handicapé, personne sous surveillance médicale renforcée, etc.)

Le Bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF) pour l’embauche en CDD

Ce volet ne concerne que les embauches sous CDD des entreprises exerçant dans le secteur du commerce, de l’artisanat, de l’industrie et des services. L’employeur remet le BIAF ou Bordereau Individuel d’Accès à la Formation au salarié outre les documents attribués au salarié après la signature du contrat de travail. Il informe le recruté sur ses droits à la formation professionnelle.